DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA

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1.2 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA

Las operaciones comerciales siguen un proceso completo que empieza con el pedido y finaliza con el pago; estas operaciones conllevan un movimiento de impresos y documentos, que se estudian detalladamente en este apartado.

No existen normas para el diseño de un determinado impreso, por lo cual cada empresa deberá crear sus propios impresos o bien adoptar los que existan en el mercado a sus necesidades.

EL PEDIDO

Cuando en una empresa se detecte la necesidad de artículos, deberá procederse a realizar un pedido.

El pedido puede realizarse de las siguientes formas :

n Por teléfono: para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias para contrastar cuando se reciban las mercancías.

n Por fax: es probablemente el medio más utilizado, tanto por su rapidez, como por la constancia que queda de la realización del pedido, mediante el original del fax y el reporte de fax que nos da la máquina.

n Por correo electrónico: utilizado por el momento muy escasamente, se puede utilizar ya con muchas empresas, o bien por fax electrónico, que sería una mezcla del anterior con este, en donde todo son ventajas : menor coste, mayor rapidez, constancia documental del pedido, constancia de la fecha y hora en que se realizó, y a quién se realizó. Además que el formato de pedido lo podemos tener guardado como plantilla en un tratamiento de textos, con lo cual la confección del pedido es muy rápida.

n Por carta : esta forma de pedido tiene la ventaja de permitir establecer una relación formal con el proveedor, pero tiene el gran inconveniente de la lentitud.

El Impreso :

Los impresos deben contener todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones de compraventa. En general, deberán contener los siguientes datos :

· Membrete del comprador

· Número de orden o referencia

· Fecha de expedición

· Identificación del proveedor (vendedor)

· Dirección donde deben entregarse las mercancías.

· Relación de los artículos solicitados

· Precios unitarios e importes totales y parciales (si se conocen o están establecidos)

· Condiciones y forma de pago

· Condiciones de embalaje, portes y seguros.

· Condiciones especiales

· Referencia a los pedidos efectuados por teléfono, si así se ha hecho.

· Nombre del agente comercial que haya podido intervenir.

El pedido también se puede llamar “propuesta de pedido” (porque en realidad es una propuesta, que hasta que no se acuerden todos los extremos del pedido este no es tal). Un posible modelo de impreso de pedido es el que aparece en la Figura 2.1

n Mediante agente comercial o representante : en multitud de ocasiones, el agente comercial o representante del proveedor, nos visita para “tomar nota” de los artículos que nos interese adquirir de su empresa, por lo tanto es el agente el que rellena el pedido. Dos importantes requisitos a tener muy en cuenta :

1. Hay que quedarse con copia o fotocopia del pedido una vez cumplimentado por el agente.

2. Es preciso comprobar con los datos que tengamos en nuestro poder si el agente nos está respetando los precios y condiciones que se pudieran haber pactado con el proveedor.